ZIM: Zwischenbericht, Abschlussbericht, Verwendungsnachweis

ZIM Berichte um Nachweise

• Nach der Antragstellung müssen regelmäßig Berichte und Nachweise beim Projektträger eingereicht werden.

• Dazu gehören: Zahlungsanforderungen, Zwischenberichte, Abschlussbericht und Verwendungsnachweis.

• Fristen und Inhalte sind verpflichtend – fehlende oder fehlerhafte Unterlagen gefährden die Förderung.

• Mit professioneller Unterstützung sparen Unternehmen und Forschungseinrichtungen Zeit und vermeiden Fehler.

Nachdem Ihr ZIM-Antrag bewilligt und der Zuwendungsbescheid erteilt wurde, endet die Bürokratie nicht. Für die Auszahlung und die ordnungsgemäße Abwicklung Ihres Projekts müssen Sie während der Laufzeit mehrere Berichte und Nachweise beim zuständigen Projektträger einreichen.

Die benötigten Formulare können Sie direkt bei den Projektträgern anfordern. Auf zim.de finden Sie die jeweiligen Adressen und Hinweise für die Anforderung per E-Mail. Auch im ZIM-Formularcenter finden Sie Infos und Vorlagen für Berichte und Nachweise.

Viele Unternehmen und Forschungseinrichtungn lagern die Erstellung der Unterlagen aus, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Expertentipp für ZIM Berichte und Nachweise

Spezialisten mit der Erstellung aller Unterlagen zu beauftragen ist günstiger als eigene wertvolle Personalressourcen dafür aufzuwenden. In unserem Full-Service-ZIM-Beratungspaket erhalten Sie alle Formulare termingerecht vorbereitet und müssen diese nur noch unterschreiben. Das spart Ressourcen und reduziert Fehler.

Zahlungsanforderungen dienen dazu, die Auszahlung Ihrer Förderung für bereits entstandene zuwendungsfähige Kosten zu beantragen.

• Wann? Alle drei Monate nach Projektbeginn.

• Inhalt: Eine detaillierte Auflistung aller angefallenen Kosten, die durch die ZIM-Richtlinie gedeckt sind.

Der Zwischenbericht von einem ZIM-Projekt dient der Erfolgskontrolle und informiert den Projektträger über den aktuellen Stand Ihres Vorhabens. Mit einem professionell erstellten Zwischenbericht schaffen Sie Transparenz und vermeiden Rückfragen des Projektträgers.

• Der Abgabezeitpunkt wird im Zuwendungsbescheid festgelegt. Bei längeren Projekten können mehrere Zwischenberichte gefordert sein.

• Inhalt:

  • Zusammenfassung des bisherigen Projektverlaufs

  • Status der Arbeitspakete

  • Bisher erreichte Ergebnisse

  • Vergleich: geplante vs. erreichte technische Parameter

  • Erfüllte oder offene Meilensteine

  • Begründungen bei Verzögerungen oder Abweichungen

Experten-Tipps zur Erstellung eines ZIM-Zwischenberichts

Mit einem präzisen Zwischenbericht vermeiden Sie Rückfragen und sichern sich eine reibungslose Förderung über die gesamte Projektlaufzeit. Ein Zwischenbericht soll den Projektträger sachlich und präzise über den Stand Ihres Vorhabens informieren. Mit diesen Tipps gelingt er zuverlässig:

• Bleiben Sie sachlich und faktenbasiert – keine werblichen Texte, sondern klare Angaben zu Projektfortschritt, Ergebnissen und Arbeitspaketen.
• Struktur schaffen – gliedern Sie den Bericht nach Themenblöcken (z. B. Projektverlauf, Meilensteine, Ergebnisse).
• Grafiken & Tabellen nutzen – Zahlen, Parameter und Fortschritte lassen sich damit besser nachvollziehen.
• Partner einbinden – bei Kooperationsprojekten sollten alle Partner ihre Inhalte abstimmen, damit der Bericht konsistent ist.
• Fristen einhalten – meist haben Sie 4 Wochen nach Aufforderung Zeit. Reichen Sie den Bericht lieber früher ein, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Transparenz zeigen – weichen Ergebnisse von den Zielen ab, begründen Sie das klar. Das signalisiert Professionalität und Vertrauen.

Nach Abschluss des Projekts und der vollständigen Auszahlung der ZIM-Förderung müssen Sie einen Verwendungsnachweis inklusive Abschlussbericht einreichen. Damit weisen Sie nach, dass die Mittel korrekt eingesetzt und die Projektziele verfolgt wurden. Der Abschlussbericht ist nicht nur Pflicht, sondern auch Chance: Ein überzeugender Bericht erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Folgeprojekte ebenfalls gefördert werden.

Inhalte ZIM-Abschlussbericht und Verwendungsnachweis

Zahlungsmäßiger Nachweis

• Aufstellung der zuwendungsfähigen Kosten
• Finanzierung der Kosten (Eigenmittel, Förderung)

Sachbericht

• Projektverlauf & Ergebnisse
• Arbeitspakete & FuE-Partner
• Technische Parameter & Meilensteine

Verwertung der Ergebnisse

• Geplante Markteinführung & Nutzung im Unternehmen
• Neue Produkte, Dienstleistungen oder Lizenzen
• Erwartete Effekte auf Umsatz, Personal, Kosten, Energieeinsparung
• Innovationskompetenz & Erschließung neuer Märkte

Experten-Tipps zur Erstellung von ZIM-Abschlussbericht und Verwendungsnachweis

Häufige Fehler sind zu allgemein geschriebene Texte, fehlende Zahlen und Fakten oder ein unvollständiger Verwertungsplan. Unser Tipp: Erstellen Sie den Bericht so, dass er sowohl den internen Nutzen (Management-Überblick) als auch die externen Anforderungen (Förderlogik) erfüllt.

Der Abschlussbericht ist die Basis für die ordnungsgemäße Abwicklung Ihres Projekts – und entscheidend für Ihre Chancen bei zukünftigen Förderanträgen. Achten Sie besonders auf diese Punkte:

• Sachlich, präzise, faktenorientiert schreiben – so wie Sie es für eine Geschäftsführungsvorlage tun würden, aber mit dem Wissen, dass der Bericht geprüft wird.
• Bezug auf ursprüngliche Ziele herstellen – zeigen Sie, welche Arbeitspakete erreicht wurden und wo es Abweichungen gab.
• Verwertungsplan aktualisieren – ein klarer Plan zur Markteinführung und Nutzung der Ergebnisse ist Pflicht.
• Gliederung einhalten – Zahlungsnachweis, Sachbericht und Verwertungsteil müssen vollständig enthalten sein.
• Ergebnisse konkret darstellen – neue Produkte, Patente, Marktchancen, Umsatz- und Beschäftigungseffekte oder Innovationskompetenz.
• Fristen wahren – die Abgabefrist steht im Zuwendungsbescheid, meist unmittelbar nach Projektende.

Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand für die fristgerechte und formgerechte Erstellung von ZIM-Unterlagen. Typische Probleme sind:

• Versäumte Abgabefristen
• Unvollständige oder fehlerhafte Angaben in Kostenaufstellungen
• Fehlende Nachweise für Arbeitspakete und Ergebnisse
• Schwach ausgearbeitete Verwertungspläne

Die Folgen: Verzögerungen bei der Auszahlung, Nachfragen des Projektträgers oder im schlimmsten Fall Kürzungen der Förderung.

Mit uns an Ihrer Seite vermeiden Sie diese Stolpersteine:

• Alle Unterlagen werden rechtssicher und fristgerecht erstellt.
• Sie sparen wertvolle interne Ressourcen.
• Ihr Projekt läuft reibungslos bis zum Abschluss.

Von der ersten Zahlungsanforderung bis zum Verwendungsnachweis – die Berichtspflichten im ZIM sind verbindlich und entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Wer hier strukturiert vorgeht und auf erfahrene Unterstützung setzt, sichert nicht nur die Auszahlung seiner Förderung, sondern verbessert auch die Chancen auf zukünftige Förderprojekte.